Tout savoir sur le flex office

Tout d’abord, qu’est-ce que le flex office ?

Ça ne vous aura pas échappé, les lieux de travail sont en pleine phase d’évolution. Le flex office devient de plus en plus présent au sein des entreprises.

Tout laisse place au bureau flexible ! Mais qu’est-ce que le flex office ?

Comment fonctionne le flex office ?

On peut dire adieu aux posts de travail attitrés. Désormais tous les bureaux sont partagés : c’est le principe du flex office.

Le flex office signifie bureau flexible. C’est-à-dire qu’il n’y a plus de bureaux dédiés à telle ou telle personne. L’objectif est simple : pouvoir choisir un espace de travail adapté à son envie, à sa mission ou encore suivant ses tâches du jour !

En 2019, 14% des actifs français étaient concernés par le flex office.

Le flex office a pris un tout autre tournant depuis la crise sanitaire de 2020, puisqu’une nouvelle option s’est généralisée : le télétravail, une autre forme du bureau flexible. Chacun peut travailler chez lui dès qu’il le souhaite ou presque.

Les avantages du flex office

Réduire les coûts : le fonctionnement en flex office réduit le nombre et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Cela fait donc baisser les charges et les loyers de l’entreprise
Un coup de boost pour la productivité et la créativité : le flex office permet une amélioration de la créativité car changer de lieux, sortir de la routine permet de trouver plus facilement de nouvelles idées. Pour la productivité, choisir un espace de travail ou l’on se sent à l’aise est lié avec le bien-être et donc l’amélioration de la qualité de vie au travail.
Rencontrer de nouvelles personnes et créer des liens : en changeant tous les jours de lieu et d’environnement, on rencontre de nouvelles personnes au sein de sa société. Cela permet de créer du lien et de développer une forte culture d’entreprise.

Les inconvénients du flex office

Moins de personnalisation : pas de bureau attitré, c’est aussi moins de décoration personnelle, on doit penser à récupérer toutes ses affaires dès que l’on quitte le bureau
L’organisation est de rigueur : le quotidien lorsque l’on n’a pas de bureau attitré nécessite une plus grande organisation, fixer les lieux de rendez-vous avec les équipes s’il y a une réunion en équipe, trouver le bon endroit afin de s’y sentir bien… Malgré son apparente liberté, l’organisation en flex office doit rester rigoureuse !

Pensez à l’aménagement des locaux adaptés au flex office

Pour pratiquer du flex office, il faut disposer de locaux qui permettent de s’adapter parfaitement à cette méthode. Il vous faut penser les espaces de travail en fonction des différents besoins des collaborateurs.

Quelques exemples de bonnes pratiques :

Prévoyez suffisamment de salles de réunions
Pensez aux cabines acoustiques qui sont prévues pour passer des appels téléphoniques ou faire des réunions sans gêner les collaborateurs
Optez pour une décoration et un design inspirant, ainsi que pour du mobilier confortable et ergonomique. Le flex office doit permettre de maintenir le lien avec la valeur d’entreprise !

Accompagner les salariés dans la mise en place du flex office

Comme tout changement, il peut perturber les habitudes de travail de vos salariés, c’est pourquoi il est nécessaire de les accompagner. Tout au long de ce processus, vous devrez rester en permanence à l’écoute de vos collaborateurs, répondre à leurs interrogations et prendre en compte les cas particuliers (ex : salarié en situation de handicap).

Le flex office et le bien-être au travail

Le Flex office s’inscrit dans la qualité de vie au travail car il permet le bien-être des salariés grâce à la liberté de s’installer dans les différents espaces afin de s’y sentir bien. Si le Flex office permet une optimisation des coûts grâce à une meilleure gestion des espaces, le bien-être du salarié doit être au cœur de cette démarche. La productivité des salariés est liée au bien-être.

Le flex office permet aux salariés d’obtenir davantage d’autonomie avec un fonctionnement basé sur la confiance des managers.

Aujourd’hui, les entreprises cherchent les meilleures solutions pour mettre leurs collaborateurs dans de bonnes conditions de travail :

espaces de coworking,
salles de créativité,
salles de repos,
espaces lounge / détente…

Tout est fait pour favoriser le bien-être et s’adapter aux collaborateurs !

Comment mettre en place le flex office dans mon entreprise ?

Adapter les différents espaces de travail et penser à la façon de créer différents espaces tout en pensant au bien-être des salariés.
Faciliter le télétravail : En sachant que le flex office permet aux salariés de s’installer où ils le souhaitent, il est donc primordial que l’entreprise permette aux salariés de travailler depuis leur domicile s’ils choisissent ce lieu pour leur journée de travail.
Créer des ambiances de travail variées : Il faut mettre à disposition des salariés différents espaces de travail comme des open spaces, des espaces détentes, des cabines acoustiques, des salles de réunions… Ces zones permettent d’optimiser l’environnement des salariés et donc d’augmenter le bien-être au travail.

Le flex office n’a désormais plus de secret pour vous. Vous comprenez mieux pourquoi de plus en plus d’entreprises sautent le pas. Alors pourquoi pas vous ?